騰訊企業郵箱教您書寫外貿郵件的技巧

作者：企業郵箱    發布時間：2019-12-19 10:41:15  訪問量：3960  

　　外貿業務最常見的溝通方法就是郵件，一封好的郵件可以幫您開發更多的客戶，所以寫好一封郵件很重要。不管您是做什么產品外貿，寫郵件的重點都是差不多的，從郵件標題，郵件信頭，郵件正文，到郵件落款。今天給大家分享一些用騰訊企業郵箱書寫郵件的小技巧，讓您更好的提高業務水平。

　　一、郵件主題

　　郵件的主題一定要簡單扼要，符合郵件的主題內容。大多都是以客戶所需的產品名稱作為郵件的主題。

　　注意郵件主題要盡量避免使用標點符號，避免使用大寫字母縮寫形式，以免郵件被過濾掉，使客戶無法接收到我們的郵件。

　　對于同一主題下的郵件往來，盡量在原郵件回復，便于雙方了解事件的進展。如果有新事件需要聯系時，要用新的郵件新的主題回復，避免造成誤解。

　　二、郵件抄送

　　在發送郵件時，要根據郵件的具體內容抄送給自己的主管和相關崗位的工作人員，這樣做的好處就是讓客戶感到你的公司很正規很系統，提升公司在客戶心目中的形象;同時讓相關人員了解掌握相關內容，減少溝通成本;讓主管可以隨時跟進監督自己的業務情況，及時提出合理的指導和建議。

　　回復郵件時，“Reply all”抄送給客戶來函時抄送的其公司相關人員，這樣做既可以省去客戶收到你的郵件后要轉發給相關人員的麻煩，又讓客戶感到溫暖。

　　三、郵件內容

　　郵件內容需要簡明扼要，海外的客戶大多都不喜歡繞圈子，直接切入主題或許會取到不錯的效果，但是在做到簡而精同時，別忘了在簡單的內容中描述自己的產品特點,同時也要注意以下幾點：

　　1、稱呼

　　稱呼屬于禮儀，禮儀講究的就是客尊原則，要注意對應性。無論客戶首發還是后續郵件，如果客戶稱呼你“Hi A”，你的回復應當是“Hi B”;如果客人郵件稱呼“Dear Mr.名+姓”你的回復應當是“Dear Mr.名+姓”，不能搞反成“Dear 姓或者名”。

　　2、全面

　　客戶郵件中，如果提了三點要你回答的問題。你回答了其中兩點就結束，且不管你這兩點回答的質量多么專業、多么好，另外一點不回復，既不說明為什么不能回復，更不交代何時回復。是丟三落四呢，還是對客人不夠尊重?換位思考，若你是客人，請問你又作何感想?如果客戶問題較多，為方便客戶可以在客戶原郵件問題上標注進行回復。

　　3、及時

　　對于客戶的來函，必須秉持第一時間回復的原則，要了解客人所在地的時差，不能讓客人次日看到回復。如果不能及時回復客人郵件中提出的問題，應當回復說明何時答復復客人，并在承諾的時間內予以答復。

　　4、重點

　　郵件的中內容，要引起客人注意和重視。盡量不要使用紅色等顏色，因為對于顏色的禁忌各國各有不同，稍有不注意就會引起客人的反感。比如：比利時人最忌藍色，如遇不祥之事，都用藍衣作為標志;泰國忌紅色，認為紅色是不吉利的顏色，因為寫死人姓氏是用紅色;伊拉克 討厭藍色，視藍色為魔鬼，在日常生活中忌諱使用藍色... ... 所以函電中需要重點標記的內容，直接加重加粗就可以了。

　　5、禮貌

　　多使用Would you please... 和 Please kindly let me know ... 等比較禮貌客氣的語句。另外，如果客人郵件中熱情地說了一大堆，他是如何喜歡你的國家和城市，你回復時應該禮貌性回一句“是啊!謝謝，你的國家也很美!”。你如果只字不提，那客人不是“熱臉貼了你的冷屁股”了嗎? 如果客戶郵件中說：How are you doing? 或者It was great to meet you at your booth on the 118th Canton Fair.你回復的郵件中卻找不到與此所對應的回復語句，那也屬于不禮貌的行為。

　　四、簽署落款

　　這一般包括發信人的姓名、職務外加公司的名稱、地址、電話、傳真、網址等。一個漂亮的落款也顯示公司的正規和實力，如果不會弄，就找專業的人士設置一下吧，這是很有必要的!

　　使用騰訊企業郵箱寫一封好的郵件能夠快速的吸引客戶的眼球，提高業務。這個你get到了嗎?趕緊行動起來吧。

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